Polityka prywatności

    Ostatnia aktualizacja: 23 marca 2026 r.

    § 1. Administrator danych osobowych

    Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem ksiegowamedyka.pl (dalej: „Serwis") jest KsięgowaMedyka (dalej: „Administrator").

    Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:
    📧 E-mail: kontakt@ksiegowamedyka.pl
    📞 Telefon: 786 443 405

    § 2. Podstawy prawne przetwarzania danych

    Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO") oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

    Podstawy prawne przetwarzania:

    • Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą (np. przy zapisie przez formularz kontaktowy)
    • Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. realizacja usługi księgowej)
    • Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe i rachunkowe)
    • Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (np. marketing bezpośredni, dochodzenie roszczeń, analiza ruchu w Serwisie)

    § 3. Cel i zakres zbierania danych

    Administrator zbiera dane osobowe w następujących celach:

    1. Formularz kontaktowy / zapytanie ofertowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości. Cel: odpowiedź na zapytanie, przedstawienie oferty, nawiązanie współpracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) i b) RODO.
    2. Zawarcie i realizacja umowy o usługi księgowe — imię i nazwisko, firma, NIP, PESEL, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane rachunku bankowego, dane niezbędne do prowadzenia ewidencji księgowej. Cel: wykonanie umowy i obowiązków prawnych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO.
    3. Płatności online (Stripe) — dane karty płatniczej przetwarzane są bezpośrednio przez operatora płatności Stripe, Inc. Administrator nie przechowuje danych kart płatniczych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
    4. Korespondencja e-mail — dane zawarte w korespondencji. Cel: obsługa zapytań i prowadzenie komunikacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
    5. Analityka i pliki cookies — dane zbierane automatycznie (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty). Cel: analiza ruchu, poprawa jakości Serwisu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

    § 4. Okres przechowywania danych

    • Dane z formularza kontaktowego — do czasu zakończenia korespondencji i realizacji celu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy.
    • Dane klientów (umowa) — przez okres trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą).
    • Dane do celów rachunkowo-podatkowych — przez okres wymagany przepisami Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.
    • Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu cofnięcia zgody.
    • Dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

    § 5. Prawa osób, których dane dotyczą

    Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

    • Dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz kopii danych.
    • Sprostowania danych (art. 16 RODO) — żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
    • Usunięcia danych (art. 17 RODO, „prawo do bycia zapomnianym") — w przypadkach określonych w RODO.
    • Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — w przypadkach określonych w RODO.
    • Przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie.
    • Sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
    • Cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
    • Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

    W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres: kontakt@ksiegowamedyka.pl.

    § 6. Odbiorcy danych

    Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

    • Dostawcy usług IT i hostingowych (w tym usługi chmurowe)
    • Operator płatności online — Stripe, Inc. (USA) — na podstawie standardowych klauzul umownych i decyzji o adekwatności
    • Dostawca usług e-mail transakcyjnych
    • Organy publiczne — w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (np. urzędy skarbowe, ZUS)
    • Podwykonawcy świadczący usługi księgowe na zlecenie Administratora — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych

    § 7. Przekazywanie danych do państw trzecich

    Dane osobowe przetwarzane są co do zasady na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Operator płatności Stripe, Inc. przetwarza dane płatnicze na serwerach w Unii Europejskiej (Irlandia). W zakresie, w jakim dane mogłyby być incydentalnie przetwarzane poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO).

    § 8. Pliki cookies

    Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) w następujących celach:

    • Cookies niezbędne — zapewniające prawidłowe działanie Serwisu (np. sesja użytkownika, preferencje).
    • Cookies analityczne — zbierające anonimowe dane o sposobie korzystania z Serwisu w celu jego ulepszenia.

    Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym całkowicie zablokować ich zapisywanie. Może to jednak wpłynąć na dostępność niektórych funkcji Serwisu.

    § 9. Bezpieczeństwo danych

    Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dane przesyłane są za pomocą protokołu SSL/TLS.

    § 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

    Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.

    § 11. Dobrowolność podania danych

    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do skorzystania z formularza kontaktowego, zawarcia umowy o usługi księgowe oraz realizacji płatności. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację usługi.

    § 12. Zmiany polityki prywatności

    Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. O wszelkich zmianach Administrator poinformuje poprzez zamieszczenie aktualnej wersji dokumentu w Serwisie. Zaleca się regularne zapoznawanie się z treścią Polityki Prywatności.